Lettre notariée, authentification de documents, déclaration sous serment… par où commencer?

Vous comptez voyager à l’étranger seul avec vos enfants? On vous exige une déclaration sous serment à des fins de procédures judiciaires? Dans un cas comme dans l’autre, vous aurez besoin d’un professionnel apte à vous assermenter et capable d’identifier différents documents. Au Québec, ce professionnel n’est nul autre que le notaire!

De nombreuses démarches personnelles et légales exigent l’obtention de documents officiels, que ce soit dans le but de voyager, de représenter quelqu’un d’autre ou même pour inviter un membre de votre famille au pays par l’entremise d’une demande de visa. Votre notaire devra donc s’y connaître dans plusieurs domaines du droit, comme c’est le cas avec les notaires partenaires de Soumissions Testament.

Quelle différence entre un document notarié et un acte sous seing privé?

Afin de comprendre le fonctionnement et la raison d’être de l’authentification de documents, vous devez avant tout comprendre la distinction entre les deux types d’actes en droit québécois. En effet, au Québec, les contrats peuvent être constatés sous seing privé ou encore sous forme d’acte authentique. Quelle est l’importance de cette distinction? La valeur accordée à ces deux documents diffère aux yeux de la loi!

L’acte sous seing privé est l’acte conclu entre deux personnes et contenant seulement la signature des parties. Comme cet acte possède un caractère informel, il n’a d’effet qu’entre les parties et ne sert de preuve qu’à leur égard. De ce fait, les actes sous seing privé, étant donné leur manque de crédibilité aux yeux de la loi, doivent parfois être authentifiés lors de démarches administratives ou légales.

En revanche, l’acte authentique fait preuve de son contenu à l’égard des tiers « à sa face même ». En effet, pour prendre l’exemple de l’acte notarié (ex : procuration notariée), le seul fait de présenter un tel écrit implique que son contenu doit être tenu pour vrai tant et aussi longtemps qu’il n’a pas été contredit par contestation judiciaire.

Le notaire est donc un officier public ayant le pouvoir de créer de tels actes authentiques et c’est pourquoi on fait appel à ses services pour authentifier des documents qui ne seraient pas autrement considérés comme authentiques.

Quelle différence entre ces deux actes? Tel que mentionné, la contestation d’un acte authentique requiert une démarche plus complexe que la contestation d’un acte sous seing privé, soit la demande d’inscription en faux. C’est d’ailleurs cette même crédibilité qui pousse les institutions financières et gouvernementales à exiger des documents « notariés » afin de s’assurer que l’acte est valide.

Est-ce que le notaire peut notarier tous les types de documents? Chose certaine, la liste de documents que le notaire peut authentifier est très longue. Voyez ci-bas l’ensemble des documents qui peuvent être notariés!

Tous les documents qui peuvent être authentifiés avec un notaire!

La vérification de documents par un notaire qualifié est un service méconnu. On pense plus souvent au notaire comme le professionnel des testaments et du droit immobilier, mais détrompez-vous, car ce dernier peut authentifier un large éventail de documents afin de faciliter vos diverses démarches administratives et légales.

Voici les documents qu’un notaire peut authentifier pour vous au Québec en 2024!

Attestation d’identité : Certaines institutions, principalement celles relatives aux bourses d’études, requièrent une attestation d’identité, démarche qu’un notaire est habilité à accomplie.

Certification d’hébergement : Un tel document peut être utile pour certifier aux autorités de l’immigration canadienne que vous hébergerez un visiteur étranger pendant une durée spécifique.

Lettre d’invitation pour Visa : Ce document peut compléter la demande de visa d’un proche parent étranger qui souhaite venir visiter le Canada. La lettre d’invitation s’ajoutera à sa demande et améliorera ses chances d’approbation.

Notarier un acte sous seing privé : L’acte sous seing privé est un contrat informel qui possède une faible force probante aux yeux de la loi. Le faire notarier lui confère cependant une plus grande crédibilité.

Déclaration sous serment / affidavit : Le notaire québécois est un commissaire à l’assermentation autorisé. Ce faisant, il est en mesure de rédiger et de produire sous forme officielle une déclaration sous serment contenant les faits que vous désirez relater sous serment.

Lettre d’autorisation parentale : Prévenez tout malentendu possible avec les autorités étrangères en rédigeant une lettre d’autorisation parentale sous forme notariée. Cela assurera les autorités compétentes d’autres pays que vous voyagez avec le consentement de l’autre parent ou du tuteur de l’enfant.

Procuration : Une procuration notariée possède plus de crédibilité qu’une simple procuration contractuelle. Assurez-vous de lui donner une force probante en notariant votre procuration.

Relevé de notes : Vous désirez faire reconnaître votre cheminement scolaire auprès d’une institution scolaire, gouvernementale ou même professionnelle? L’authentification du relevé de notes est un service offert par plusieurs notaires!

Apprenez-en plus sur les principaux services d’authentification de documents offerts par les notaires du Québec avec l’aide de Soumissions Testament!

Comment faire reconnaître un document juridique dans un autre pays avec un notaire?

Les déplacements à l’international sont de plus en plus fréquents, ce qui implique parfois de traiter avec les autorités locales à des fins administratives. Si vous êtes citoyen canadien, il se peut que la présentation de certains documents officiels d’ici ne soit pas suffisante aux yeux des autorités étrangères. En effet, certains pays seront plus exigeants et demanderont que vos documents soient authentifiés par des officiers compétents comme le notaire!

Voici donc les étapes d’authentification de documents à destination de pays étrangers!

Certification par un notaire compétent. Cette première est nécessaire pour rendre le document « exécutoire » dans un pays étranger, ce qui nécessite la production d’un certificat d’authenticité par un notaire habilité. Le notaire procédera donc à la vérification de la signature avant d’effectuer la procédure de légalisation auprès du Ministère des Affaires étrangères du Canada.

Traduction du document dans la langue d’origine du pays de destination. Ce n’est pas le notaire lui-même qui procède à la traduction du document, mais plutôt un traducteur québécois certifié. Une fois le document traduit, le notaire doit également authentifier la signature du traducteur afin d’officialiser le tout.

Authentification par le Ministère des Affaires étrangères. À ce stade-ci, le notaire a effectué sa part du travail et il remet ainsi le document aux officiers publics du Ministère des Affaires étrangères pour que ces derniers procèdent à leur tour à l’authentification du document.

Communication avec le consulat du pays d’origine. Une fois la légalisation du document effectuée par le ministère canadien, le document doit ensuite être envoyé au consulat du pays étranger afin que celui-ci identifie, à son tour le document soumis.

Quelle est la valeur du document une fois authentifié par le notaire? Après avoir passé ces étapes, il peut désormais être présenté aux autorités étrangères sans craindre de voir sa valeur questionnée.

Lettre d’invitation notariée, document essentiel pour plusieurs visas!

La lettre d’invitation est un document parfois exigé par les autorités canadiennes lorsqu’un individu étranger présente une demande de visa. Cette lettre doit provenir d’un parent ou d’un ami qui lui est déjà résident canadien. Une fois rédigée et notariée, la lettre est remise à l’individu « invité » au pays afin qu’il puisse la remettre aux autorités canadiennes lors de sa demande de visa.

Sachez que la personne qui signe la lettre d’invitation n’est pas responsable de la personne invitée au pays! En effet, la personne qui invite un parent ou un ami au pays n’est pas responsable des actes de ce dernier, mais il lui cependant demandé de collaborer de bonne foi avec les autorités lors du processus.

Qu’est-ce que la lettre d’invitation contient? Le contenu de la lettre se résume à quelques paragraphes assurant les autorités de votre « invitation » d’un résident étranger à entrer au pays. En plus de ce quelques lignes, des informations plus précises doivent être fournies et indiquées dans la lettre, dont :

-Nom, date de naissance, adresse, et numéro de téléphone du résident canadien.

-Liens avec l’invité et les informations de celui-ci

-But et durée du voyage

-L’assurance du signataire d’assumer les dépenses de l’invité pendant son séjour

Certains documents supplémentaires pourraient vous être demandés! La lettre d’invitation fait partie de la demande de visa, mais elle n’est pas nécessairement suffisante. C’est pourquoi des examens médicaux, et un certificat de police pourraient également être demandés.

Pourquoi demander à un notaire de rédiger une lettre d’invitation? Avant tout parce qu’elle est nécessaire pour la plupart des visas visiteurs au Canada! Ensuite, les demandes d’immigration sont des dossiers extrêmement pointilleux; advenant que votre lettre soit incomplète ou non conforme, celle-ci vous sera simplement renvoyée.

Le notaire s’assure donc que votre lettre d’invitation soit adéquatement rédigée et authentifiée par un officier public, ce qui ajoutera de la crédibilité à celle-ci!  

Le notaire est-il en mesure de vous assermenter avec un affidavit?

En vertu de son statut à titre d’officier public, le notaire est autorisé à recevoir l’assermentation! En effet, la Loi sur les tribunaux judiciaires donne le pouvoir aux notaires d’agir à titre de commissaire à l’assermentation, ce qui leur permet de recevoir les déclarations assermentées. La seule restriction que les notaires sont tenus de respecter concerne les conflits d’intérêts avec les membres de leur famille.

Dans quelles situations l’assermentation est-elle nécessaire? Plusieurs scénarios peuvent nécessiter l’obtention d’une déclaration assermentée (ou affidavit), mais chacun d’entre eux concerne de près ou de loin l’une des procédures judiciaires ci-dessous :

-Divorce entre deux époux

-Vérification d’un testament olographe

-Officialiser une déclaration

-Après la requête d’une institution

-Procès civil ou pénal

Quelles informations la déclaration sous serment contient-elle? L’affidavit contient avant tout les informations personnelles de la personne s’apprêtant prêter serment. Ensuite, le document inclut les faits que la personne tient pour véridiques et qu’elle affirme comme tel. Il s’agit là du cœur de la déclaration sous serment et elle justifie l’intervention d’un conseiller juridique comme le notaire pour assurer une rédaction précise et adéquate.

En effet, la déclaration sous serment n’est pas une lettre d’opinion, mais bien un document dans lequel une personne relate des informations qu’elle considère comme des faits dont elle a été témoin. Mentir dans un affidavit peut constituer un crime de parjure, exposant ainsi la personne à de graves conséquences; mieux vaut éviter toute mésentente en confiant la confection à un notaire!

Une fois l’affidavit rédigé et contenant les faits pertinents, le notaire sera maintenant en charge d’authentifier le document afin qu’il puisse produire des effets juridiques lors de la procédure intentée.

Le notaire est-il le seul professionnel autorisé à assermenter? Non, au Québec, les notaires, les avocats, les juges de paix, les maires et les greffiers sont tous autorisés à assermenter. Ceci dit, la plupart des gens ont plus rapidement accès à un notaire!

L’assermentation se fait en quelques étapes seulement! La personne autorisée à assermenter produit la déclaration officielle en quelques étapes seulement. Elle commence par rédiger la déclaration elle-même, pour ensuite demander au déclarant s’il s’engage à déclarer « sous serment que tout ce qui est énoncé dans le présent document est la vérité. Dites : Je déclare sous serment. »

La déclaration doit être signée et le nom et informations de la personne prêtant serment dument identifiés sur le document.

Avez-vous besoin d’une lettre d’autorisation parentale pour voyager avec votre enfant?

Voyager avec ses enfants est un rêve de bien des parents est un rêve que bien des parents chérissent, mais peu d’entre eux connaissent l’importance de la lettre d’autorisation parentale pour voyager à l’étranger. En effet, lorsqu’un seul des parents voyage avec son enfant (ou que celui-ci voyage seul), une telle lettre d’autorisation peut devenir nécessaire afin de circuler à l’international.

À quel moment avez-vous besoin d’une lettre d’autorisation parentale? Au niveau canadien, il n’existe pas de loi exigeant explicitement qu’un enfant mineur détienne une lettre d’autorisation de voyager.

Cependant, chaque pays possède ses propres lois en la matière chacun d’eux fixe ses propres règles. La préparation d’une telle lettre évite donc de rencontrer des problèmes aux douanes étrangères, d’autant plus que les lois peuvent varier énormément d’un endroit à un autre.

Une lettre d’autorisation pour voyager est-elle nécessaire dès que vous voyagez avec vos enfants? Non, seulement dans l’une des situations suivantes!

-Lorsque votre enfant voyage seul

-Advenant que votre enfant voyage avec un seul de ses parents

-Si vous voyagez avec des enfants qui ne sont pas les vôtres

-Importante lorsque votre enfant voyage avec d’autres personnes!

Qu’est-ce que la lettre d’autorisation parentale contient? La lettre d’autorisation contient avant tout les informations nécessaires pour identifier les enfants et les parents visés par l’autorisation. Ensuite, celle-ci indiquera le lieu du voyage (incluant l’adresse d’hébergement), la durée du voyage, la date prévue du retour ainsi que le numéro de passeport de toute personne concernée.

Que faire si un des parents refuse de signer la lettre d’autorisation? Comme l’autorisation de voyager fait partie de l’exercice de l’autorité parentale, les parents doivent exerce leur pouvoir décisionnel à l’égard de l’enfant d’un commun accord. En cas de désaccord persistant, le parent désirant voyager avec son enfant devra s’adresser à la Cour supérieure du Québec afin d’un juge tranche le débat. Cela se fera en entendant les motifs des deux parents.

Pourquoi est-il préférable de préparer une lettre d’autorisation notariée? Pour éviter les problèmes dans un pays étranger! Comme vous ne connaissez pas les lois des autres pays, avoir en votre possession un document notarié ajoute de la crédibilité à votre lettre, rassurant ainsi les autorités étrangères.

Voyagez avec vos enfants en toute sécurité, et faites préparer votre lettre d’autorisation de voyages par un notaire partenaire de Soumissions Testament!

Une procuration doit-elle obligatoirement être notariée?

À son plus simple élément, une procuration n’a pas besoin d’être notariée. En fait, une procuration peut tout à fait être valable sans être notariée et elle peut même être verbale! Au sens du droit, le terme « procuration » réfère d’ailleurs seulement à l’écrit qui constate un contrat de mandat; vous pouvez donc conclure une telle entente verbalement, par écrit ou par acte notarié sans affecter la validité.

Cependant, la procuration notariée est une exigence de plusieurs institutions! Les banques, organismes gouvernementaux, et autres intervenants sont en droit d’exiger que votre procuration soit faite sous forme notariée afin de certifier le pouvoir de représentation du mandataire.

Heureusement pour vous, la rédaction de procurations notariées fait partie du champ de compétence des notaires, alors contactez Soumissions Testament pour authentifier votre procuration sans plus tarder!

Consultez un notaire partenaire de Soumissions Testament pour l’authentification de documents!

Vous avez un document à authentifier à des fins légales ou administratives? Alors, ne cherchez plus, le professionnel que vous cherchez n’est nul autre que le notaire! Fort d’une expérience exhaustive en rédaction juridique et du statut d’officier public, le notaire peut rendre officiels et crédibles tous les documents dont vous aurez besoin.

Comment trouver le bon notaire pour votre lettre d’invitation, procuration, assermentation ou autre? Rien n’est plus simple, il vous suffit de remplir le formulaire en bas de page pour recevoir 3 soumissions gratuites de notaires dans votre région.

N’attendez pas sans raison, les services de Soumissions Testament sont gratuits, sans engagement et vous permettent de trouver les meilleurs notaires dans la province!